Accesso e condivisione delle registrazioni delle chiamate nell’app zoom

Tutti i record delle chiamate per gli utenti del telefono o le code di chiamata sono accessibili ai proprietari degli account e agli amministratori. Allo stesso modo, un utente del telefono può accedere alle proprie registrazioni delle chiamate e condividere le proprie registrazioni con altri.

Inoltre, la gestione dei ruoli di Zoom Phone consente agli utenti di accedere alle registrazioni delle chiamate per utenti specifici, code di chiamata o siti utilizzando la funzione Zoom Phone Role Management.

Prerequisiti

• Tipo di account: Business, Education o Pro
• Amministratore o proprietario dell’account
• Licenza per Zoom
• Criteri abilitati per la registrazione automatica o ad hoc

Come accedere alle registrazioni delle chiamate

1. Accedi al portale web Zoom effettuando il login.
2. Seleziona Gestione sistema telefonico dal menu di navigazione.
3. Nella pagina Registrazioni, fare clic sul pulsante.
4. Per filtrare le registrazioni delle chiamate, utilizza la casella di ricerca in alto e i menu a discesa in basso.

Come identificare le registrazioni delle chiamate

• Ci sono due colonne nell’ID chiamante: la colonna Da e A mostra il nome e il numero dell’ID chiamante che ha originato la chiamata (Da) e la destinazione (A).
  • Per i chiamanti che hanno un ID chiamante, Anonimo apparirà nella voce per quel chiamante (il chiamante aveva nascosto il proprio numero e il nome dell’ID chiamante).
  • Verrà visualizzato il nome del profilo dell’interlocutore e il suo interno se si tratta di un utente interno del telefono.
  • Oltre a visualizzare il nome dell’utente che ha effettuato la chiamata in uscita dalla coda chiamate, questa colonna visualizza anche il nome dell’utente che ha risposto alla chiamata in entrata dalla coda.
  • Quando la registrazione della chiamata avviene durante una chiamata in coda, deve essere identificato il proprietario (la persona che ha avviato la chiamata).
• Le prenotazioni delle chiamate possono essere di proprietà dell’utente o di una coda di chiamata, indicando se si tratta di una registrazione ad hoc o automatica. La colonna del proprietario indica se appartiene all’utente o alla coda.
  • Visualizza il nome utente se è stato utilizzato un controllo in chiamata per registrare una chiamata ad hoc. Un controllo in chiamata è associato al membro o all’utente del telefono che ha effettuato la chiamata.
  • Visualizza la coda delle chiamate se la chiamata è stata registrata automaticamente. Le registrazioni sono associate alle code di chiamata.
• Colonna Tipo di registrazione: indica se la chiamata è stata registrata automaticamente o se le registrazioni ad hoc sono state avviate manualmente durante una chiamata dall’utente del telefono.

Come riprodurre, scaricare o eliminare le registrazioni delle chiamate

Per gestire le registrazioni delle chiamate, fare clic sui seguenti collegamenti:

• Icona Riproduci:
• Visualizza le trascrizioni e riproduci le registrazioni (se sono abilitate nelle impostazioni dei criteri).
• Fare clic sull’icona con i puntini di sospensione (…).
  • Scaricamento:
  • Crea un file MP3 dalla registrazione.
  • Eliminare:
  • Rimuovi la registrazione dall’elenco a discesa. Selezionando la casella accanto al nome/numero del contatto e facendo clic su Elimina, è possibile eliminare più voci contemporaneamente.

Come condividere le registrazioni delle chiamate

Nota:

Puoi concedere l’accesso alle registrazioni delle chiamate ad altri utenti di Zoom Phone tramite la gestione dei ruoli.

Utente del telefono

Ogni utente del telefono può caricare o scaricare tutte le registrazioni delle chiamate che gli appartengono.

Nota:

Il portale Web Zoom è l’unico modo per gli utenti del telefono di accedere alle chiamate registrate.

1. Accedi al portale web Zoom inserendo il tuo indirizzo email e la password.
2. Fare clic sul collegamento Gestione del sistema telefonico dal menu di navigazione, seguito da Utenti e stanze.
3. Seleziona l’utente del telefono facendo clic sul suo nome.
4. Apparirà la seguente finestra.
5. Sarà necessario individuare l’opzione per registrare le chiamate automaticamente o per registrare le chiamate in base alla chiamata.
6. Selezionare Gestisci membri e fare clic su Accesso.
7. Quindi dovrai fare clic su Aggiungi utente, quindi specificare le seguenti informazioni:
   • Accesso:
   • Se desideri condividere le registrazioni con un altro utente del telefono, devi inserire il nome o l’interno di tale utente.
   • Capace di:
   • Per abilitare o disabilitare i download o le eliminazioni delle registrazioni, fare clic sulle caselle di controllo. Per impostazione predefinita, le registrazioni delle chiamate sono accessibili.
     Nota:
   • Il proprietario della registrazione non è escluso dalla possibilità di eliminare le registrazioni se gli è consentito dagli utenti del telefono.
8. Salva la registrazione.
9. Puoi visualizzare gli amministratori con accesso facendo clic sulla scheda Amministratore.

Coda di chiamata

Le registrazioni delle conversazioni telefoniche in coda possono essere condivise e l’utente può scegliere se scaricarle o cancellarle.

Le registrazioni automatiche sono le uniche incluse nelle registrazioni delle code di chiamata. Le chiamate registrate dai membri della coda di chiamata non sono incluse. Le registrazioni automatiche associate alla coda di chiamata sono disponibili per impostazione predefinita per i proprietari di account e gli amministratori. Le registrazioni delle code di chiamata possono essere abilitate nelle impostazioni dei criteri.

Nota:

Il portale Web Zoom è l’unico modo per gli utenti del telefono di accedere alle chiamate registrate.

1. È possibile accedere al portale web di Zoom effettuando il login.
2. Per accedere alla pagina Code di chiamata, fare clic su Gestione sistema telefonico dal menu di navigazione.
3. Selezionare la coda di chiamata dall’elenco.
4. Quindi, fai clic su Politiche.
5. Nella sezione Registrazione automatica delle chiamate, assicurati che l’impostazione sia selezionata.
6. Ti verrà quindi chiesto di accedere alla pagina Gestisci membri.
7. Per fare ciò, fare clic sul pulsante Aggiungi utente e quindi seguire le istruzioni:
   • Accesso:
   • Se desideri condividere le registrazioni con qualcuno, inserisci il nome o l’estensione.
   • Capace di:
   • Scegliere se l’utente del telefono deve essere in grado di scaricare o eliminare le registrazioni facendo clic sulle caselle di controllo. L’impostazione predefinita è concedere all’utente del telefono l’accesso alle registrazioni.
     Nota:
   • Il proprietario della registrazione non deve intraprendere alcuna azione se una registrazione può essere eliminata da un utente del telefono.
8. Salva la registrazione.
9. Puoi scoprire quali amministratori hanno accesso facendo clic sulla scheda Amministratore.

Come modificare il livello di accesso di un utente del telefono alle registrazioni delle chiamate

La possibilità di riprodurre, scaricare o eliminare le registrazioni delle chiamate può essere modificata per ciascun utente del telefono. Ogni volta che si utilizza il telefono per la prima volta, sarà possibile riprodurre, scaricare o eliminare le proprie registrazioni ad hoc (registrazioni che iniziano durante il processo di chiamata).

Questa impostazione può essere modificata solo a livello di utente del telefono per le registrazioni ad hoc, non per le registrazioni automatiche. Questa impostazione non può essere modificata a livello di account né a livello di sito.

Nota:

Le impostazioni dei criteri del telefono Zoom consentono di abilitare o disabilitare la registrazione ad hoc o automatica per gli utenti del telefono.

1. È possibile accedere al portale Web di Zoom effettuando l’accesso.
2. Quindi fare clic su Utente e sale dal menu di navigazione.
3. Quindi fare clic sul nome dell’utente del telefono dall’elenco a discesa.
4. Fare clic sulla scheda “Politiche” della finestra.
5. Si prega di individuare l’impostazione che consente di registrare chiamate automatiche o ad-hoc scorrendo verso il basso.
6. Scoprirai che è sotto Gestisci membri.
7. Fare clic sul pulsante con i puntini di sospensione (…) sul lato destro dell’utente di cui si desidera modificare il numero di telefono. Quindi, scegli tra le seguenti opzioni:
   • Rimuovere:
   • Rimuovi l’accesso dell’utente del telefono selezionato a tutte le applicazioni.
   • Modifica autorizzazione:
   • Consentire o negare l’accesso alle applicazioni selezionate. Se si desidera che l’utente del telefono sia in grado di scaricare o eliminare le registrazioni, è necessario selezionare le caselle di controllo. In caso contrario, l’utente non avrà accesso alle registrazioni delle chiamate.
     Nota:
   • Le registrazioni eliminate vengono eliminate per tutti gli utenti autorizzati a eliminare la registrazione, incluso il proprietario della registrazione se tale proprietario è autorizzato a eliminare la registrazione.
8. Dopo aver fatto clic su Salva, la registrazione verrà eliminata.