Come programmare riunioni Zoom Room con Outlook

Le riunioni possono essere programmate con Zoom Rooms in Outlook. Quando la stanza viene prenotata, viene aggiunto un collegamento al controller Zoom Room. Altri utenti non possono prenotare la stanza durante questo periodo perché viene mostrata come occupata per loro.

Puoi iniziare la riunione pianificata toccando Avvia sul controller quando è il momento. Se l’host e il partecipante si trovano sullo stesso account Zoom, nessuno dei due deve accedere o iniziare da un altro dispositivo.

Prerequisiti per la pianificazione delle riunioni in Zoom Rooms con Outlook

• Versione 3.6 o successiva di Zoom Rooms
• Integrazione con Office 365 o Exchange

Come pianificare le riunioni con un plug-in per Windows o Mac Outlook

Scarica il plug-in Zoom Outlook se stai pianificando una riunione per la prima volta.

Utilizzando il plug-in di Outlook per Windows o Mac, puoi pianificare le riunioni come segue:

1. Prendi un appuntamento. Se desideri saperne di più sulla pianificazione di una riunione con il plug-in di Microsoft Outlook per il tuo desktop, fai clic qui.
2. Prenotando direttamente una risorsa in Outlook, potrai aggiungere la risorsa (sale conferenze).
3. Selezionare se si desidera visualizzare o nascondere l’argomento della riunione (facoltativo). Assicurati che l’opzione Privato (l’icona del lucchetto di sicurezza) nel riquadro in alto a destra della finestra della riunione non sia selezionata per visualizzare l’argomento della riunione.

Rendere privata una riunione

Gli incontri privati ​​possono essere effettuati seguendo questi passaggi:

1. Nel riquadro in alto a destra, seleziona Privato (icona del lucchetto di sicurezza) per nascondere l’argomento della riunione.
2. La riunione Zoom verrà visualizzata come argomento della riunione in Zoom Rooms quando viene utilizzato il controller iPad.

Nota: Non vedrai il pulsante Avvia sul controller Zoom Rooms se hai già pianificato riunioni senza averle create riunioni Zoom. Nel corpo dell’invito, puoi aggiungere l’URL, https://zoom.us/j/meetingID, e verrà visualizzato il pulsante Avvia. Non c’è ancora supporto per i vanity URL personali.

Il client desktop Zoom può essere utilizzato per pianificare riunioni

Con il client desktop Zoom, puoi pianificare una riunione seguendo questi passaggi:

1. Configura le impostazioni della riunione e pianifica una riunione.
2. Seleziona Outlook dal menu a discesa Calendario.
3. Salva il file.
   Il testo dello zoom verrà visualizzato nell’invito alla riunione in Outlook.
4. Assicurati che il link della riunione (ad es. https://zoom.us/j/123123123) sia incluso nell’invito.
5. Inserisci l’indirizzo email della stanza nel campo A:. Utilizzare l’Assistente pianificazione o fare clic su Stanze per trovare la stanza.
   Nota: Nella casella Posizione, seleziona No se ti viene chiesto se desideri che la stanza selezionata sia la posizione.
6. L’invito verrà inviato ai destinatari dopo aver fatto clic su Invia.
   La camera verrà prenotata e salvata nel tuo calendario.

Come programmare le riunioni con il portale web Zoom

Per programmare una riunione Zoom, attenersi alla seguente procedura:

1. È possibile accedere al portale web di Zoom effettuando il login.
2. Seleziona Riunioni dal pannello di navigazione.
3. Facendo clic sul pulsante Pianifica una riunione, è possibile pianificare una riunione.
4. Inserisci le informazioni sulla tua riunione.
5. Quindi fare clic su Salva.
6. Per aggiungere a un calendario di Outlook, fai clic sul pulsante Aggiungi a accanto a Ora.
   Puoi aprire il file .ics in Outlook scaricandolo. Popolerà automaticamente l’invito con i dettagli della riunione e il file .ics.
7. L’indirizzo email della stanza deve essere inserito nel campo A:. Facendo clic su Stanze, puoi cercare la stanza utilizzando l’Assistente pianificazione.
   Nota: Il campo Posizione verrà modificato nella stanza selezionata se ti viene chiesto se desideri modificarlo.
8. L’invito verrà inviato ai destinatari dopo aver fatto clic su Invia.
   La camera verrà prenotata e salvata nel tuo calendario.