Creazione di una directory condivisa di contatti esterni in zoom

È disponibile una directory condivisa per i proprietari di account e gli amministratori in cui è possibile archiviare i contatti esterni. È possibile accedere a una directory condivisa dai client desktop Zoom e dalle app mobili, in modo che gli utenti del telefono possano accedere alla directory dai loro telefoni. Nella scheda Contatti, sotto la sezione Tutti i contatti, troverai il gruppo Contatti importati, che consiste di contatti esterni.

Hai la possibilità di specificare un provider PBX di terze parti durante la creazione di una directory per consentire agli utenti di Zoom Phone di comunicare con l’esterno contatti utilizzando il provider PBX di terze parti.

È possibile utilizzare questa funzione nei seguenti scenari:

• C’è un’opzione per migrare una parte dei tuoi utenti su Zoom Telefono, allora importare i contatti in attesa di migrazione quando si dispone di un numero elevato di utenti da migrare a Zoom Phone.

• Devi essere in grado di contattare le persone che utilizzano servizi telefonici di terze parti nella tua organizzazione. Puoi importare i contatti in modo tale che i tuoi dipendenti possano raggiungere un terzo call center se nella tua organizzazione è presente un call center di terze parti.

Questo articolo copre:

• Limitazioni

• Creatng gruppi SIP (opzionale)

• Adding un contatto

• Adding contatti utilizzando un file CSV

  • Creazione di un file CSV

  • Importazione di un file CSV

• Campi di contatto

• Utilizzo della directory condivisa

Prerequisiti per la creazione di una directory condivisa di contatti esterni

• Account Pro, Business o Education

• Proprietario dell’account o privilegi di amministratore

• Licenza per telefono Zoom

Limitazionesfo creando una directory condivisa di contatti esterni

Per creare una directory condivisa, è necessario tenere presente le seguenti limitazioni:

• Se non utilizzi BYOP, i nomi dei tuoi contatti (come specificato nel file CSV) non verranno visualizzati nella cronologia delle chiamate o nei registri della segreteria se non disponi di un account BYOP. Nel caso in cui il tuo account sia impostato per utilizzare BYOP, verranno visualizzati i nomi dei tuoi contatti.

• Gli utenti con un telefono possono chiamare i contatti nella scheda Telefono (client desktop o app per dispositivi mobili) utilizzando il campo di ricerca sopra la tastiera.

• Tutti gli utenti dell’account telefonico avranno accesso ai contatti nel proprio account. Non è possibile creare una directory condivisa nel sito livello, esso può essere creato solo a livello di sito.

Come creare gruppi SIP (facoltativo)

La creazione di gruppi SIP è un ottimo modo per configurare un provider di terze parti. Gli utenti di Zoom Phone possono ora utilizzare il provider di terze parti per effettuare chiamate ai contatti importati utilizzando l’app Zoom Phone.

1. È possibile accedere al portale web di Zoom effettuando il login.

2. Puoi accedere alla Società Informazioni facendo clic sul collegamento Gestione sistema telefonico nel menu di navigazione.

3. Nell’angolo in alto a destra dello schermo, clicca su Conto Impostazioni.

4. IL Instradamento sezione può essere trovata scorrendo la pagina.

5. Puoi gestire i tuoi gruppi SIP facendo clic sul pulsante Gestisci sotto Gruppi SIP.

6. Immettere le seguenti informazioni nel campo Aggiungi:

   • Nome: Per visualizzare il nome del gruppo SIP, sarà necessario inserire un nome visualizzato.

   • Tronco SIP: per effettuare chiamate dal proprio trunk SIP, sarà necessario sceglierne uno.

   • Descrizione (facoltativa): Descrivi il gruppo in poche frasi per facilitarne l’identificazione.

7. Salva il file con cliccando sul Pulsante Salva.

Come aggiungere un contatto

I passaggi seguenti ti guideranno attraverso il processo di aggiunta dei contatti uno per uno.

1. È possibile accedere al portale web di Zoom effettuando il login.

2. Puoi accedere alla Società Informazioni facendo clic sul collegamento Gestione sistema telefonico nel menu di navigazione.

3. Nell’angolo in alto a destra dello schermo, clicca su Conto Impostazioni.

4. Nella scheda Contatti esterni, fare clic sul pulsante Contatti esterni.

5. Per favore clicca sul Pulsante Aggiungi.

6. Sarà necessario specificare i campi nel modulo di contatto.

Come aggiungere contatti utilizzando un file CSV

Importando un file CSV, puoi creare più contatti contemporaneamente.

Come creare un file CSV

1. È possibile accedere al portale web di Zoom effettuando il login.

2. Fai clic su Gestione sistema telefonico, quindi fai clic su Informazioni azienda dal menu sul lato sinistro dello schermo.

3. Il pulsante Impostazioni account si trova nella parte superiore della pagina.

4. Nella scheda Contatti esterni, fare clic sul pulsante Contatti esterni.

5. Quindi fare clic sul pulsante Importa.

6. Per visualizzare i campi nell’esempio CSV, fare clic qui.

7. Per favore clicca sul Pulsante Scarica.

8. Utilizzare un programma per fogli di calcolo come Microsoft Excel per aprire l’esempio CSV.

9. Il campione CSV può essere compilato utilizzando i campi di contatto forniti nel campione.

Come importare un file CSV

1. È possibile accedere al portale web di Zoom effettuando il login.

2. Puoi accedere alla Società Informazioni facendo clic sul collegamento Gestione sistema telefonico nel menu di navigazione.

3. Nell’angolo in alto a destra dello schermo, clicca su Conto Impostazioni.

4. Nella scheda Contatti esterni, fare clic sul pulsante Contatti esterni.

5. Quindi fare clic sul pulsante Importa.

6. Selezionare il file CSV completato dall’elenco a discesa e fare clic su Carica CSV.

Definizione dei campi di contatto

Per creare contatti per la directory condivisa, è possibile specificare le seguenti informazioni:

• ID: un identificatore che identifica in modo univoco il contatto nel database.

  • Non è necessario compilare questo campo se non si dispone di gruppi SIP. Un numero sequenziale verrà assegnato automaticamente come ID da Zoom.

  • L’utilizzo della chiave primaria del sistema telefonico originale è il migliore opzione se si dispone di gruppi SIP.

• Nome (obbligatorio): Visualizza il nome del contatto. Gli altri utenti del telefono potranno vedere queste informazioni.

• E-mail: Questo è l’indirizzo email del contatto. Gli altri utenti del telefono potranno vedere queste informazioni.

• Numero di interno (obbligatorio se al contatto non è associato alcun numero di telefono): è il numero di interno nel centralino di origine che è stato assegnato al contatto. Il numero di interno non deve essere duplicato con un numero di interno esistente nell’account per evitare inutili duplicati. I gruppi SIP devono essere creati affinché gli utenti del telefono possano contattare questo contatto utilizzando il numero di interno fornito dall’utente.

• Numero di telefono (obbligatorio se non è presente un numero di interno): Il numero di telefono del contatto in formato E.164. Più numeri di telefono devono essere separati da virgole. È importante da notare che il formato E.164 contiene le seguenti informazioni (non è necessario utilizzare spazi o trattini):

  1. Prefisso internazionale

  2. Prefisso

  3. Numero di telefono

• Descrizione: Descrivi brevemente il contatto in modo da poterlo identificare facilmente. Gli altri utenti del telefono non sono in grado di vedere la descrizione del telefono.

• Percorso di instradamento: specifica il percorso per una chiamata in uscita da indirizzare a un contatto in una rubrica globale.

  Nota: Zoom utilizzerà le tue regole di routing se non specifichi un percorso di routing durante il processo di routing.

  • È anche possibile selezionare PSTN se non si dispone di gruppi SIP.

  • Immettere il nome del gruppo SIP a cui si desidera instradare le chiamate in uscita utilizzando il trunk SIP associato a tale gruppo SIP, se presente. Una volta importato il file CSV, potrai assegnare o modificare il gruppo SIP di ciascun contatto.

• Chiamata automatica Registrato: Puoi facilmente identificare i tuoi contatti esterni Quale le loro chiamate vengono registrate automaticamente al di fuori di Zoom by andando alla tua pagina dei contatti.
  Nota:

Come utilizzare la directory condivisa

Ci sono una serie di funzionalità che gli utenti e gli amministratori del telefono possono sfruttare per utilizzare la directory condivisa di contatti esterni:

Amministratori

• Utilizzando le impostazioni di gestione delle chiamate personalizzate, puoi indirizzare le chiamate in entrata a contatti esterni personalizzando le impostazioni per ciascun utente del telefono

• Per inoltrare le chiamate in entrata a contatti esterni, è possibile impostare un centralinista automatico, una coda di chiamata o gruppi di linee condivise

Utenti del telefono

• La scheda Telefono (client desktop Zoom o app mobile) consente di chiamare i contatti esterni trovati nella directory condivisa cercando il nome del contatto, il numero di interno o il numero diretto nella scheda Directory condivisa o utilizzando un telefono fisso supportato

• I contatti nella rubrica dei contatti condivisi possono essere contattati trasferendo loro una chiamata

• Le chiamate in entrata possono essere inoltrate a contatti esterni personalizzando le impostazioni di gestione delle chiamate

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