Gestione dei telefoni delle aree comuni nell’app zoom

I telefoni comuni sono quei telefoni che non sono assegnati e che possono essere utilizzati da tutti. Qualsiasi dispositivo supportato può essere aggiunto al portale Web e fornito come telefono di area comune dagli amministratori o dai proprietari dell’account. Il telefono dell’area comune può anche essere abilitato per l’hot desking, in modo che gli utenti del telefono possano accedere o disconnettersi.

Diversi scenari possono essere risolti utilizzando i telefoni delle aree comuni:

• È possibile impostare un telefono di area comune e un hot desking su una scrivania che non appartiene a un determinato dipendente se si tratta di una scrivania condivisa.
• Il telefono dell’area comune può essere utilizzato dai visitatori per contattare un dipendente se l’area della reception non è presidiata.
• È possibile configurare un telefono di area comune per qualsiasi dipendente che necessiti di un cercapersone o di un citofono nel magazzino o nell’ufficio.
• L’aggiunta di telefoni come delegati è possibile se un manager supervisiona i telefoni nell’area comune. In tal caso il telefono presente nell’area comune potrà effettuare e ricevere telefonate per conto dell’utente del telefono.

Prerequisiti

• Sono disponibili i seguenti account: Pro, Business, Education ed Enterprise
• Avrai bisogno dei privilegi di amministratore o proprietario dell’account per utilizzare questi account
• Con una licenza per Zoom
• Dispositivi certificati da Zoom

Nota:

È possibile visualizzare una panoramica del processo di provisioning prima di aggiungere un telefono al portale Web Zoom.

Limitazioni dei telefoni delle aree comuni

Le seguenti funzioni non sono disponibili sui telefoni delle aree comuni:

• Casella di posta vocale
• Registrazioni effettuate ad hoc o automaticamente
• Gestione delle chiamate in base all’orario di lavoro, alle festività e alle chiusure
• Monitoraggio delle chiamate
• E musica di attesa personalizzata (la musica di attesa predefinita viene utilizzata dai telefoni delle aree comuni)
• Elenchi bloccati locali (i telefoni delle aree comuni sono bloccati in base all’account)

Prendi in considerazione una di queste soluzioni alternative se hai bisogno di una di queste funzionalità:

• Il telefono fisso deve essere assegnato a un utente del telefono e assegnato alla cassetta postale dell’utente. Nel frattempo, puoi comunque abilitare l’hot desking sul tuo dispositivo in modo che anche altri utenti possano accedere.
• Utilizzando la funzionalità di gestione delle chiamate del telefono dell’area comune, è possibile inoltrare tutte le chiamate a un receptionist automatico, una coda di chiamata o un gruppo di linee condivise.
  Nota:
• Se hai bisogno di servizi di emergenza nominati, questa soluzione alternativa non ti sarà di alcuna utilità.

Come aggiungere un telefono fisso in un’area comune

Aggiungere un telefono fisso utilizzabile da chiunque è semplice come seguire questi passaggi. È inoltre possibile aggiungere in blocco diversi telefoni delle aree comuni.

1. Unisciti al portale web Zoom effettuando il login.
2. Per accedere alla sezione Gestione del sistema telefonico, fare clic su Utenti e stanze nel menu di navigazione.
3. Troverai quindi una scheda chiamata Telefoni area comune.
4. Fare clic sul pulsante Aggiungi e compilare le informazioni come segue:
   • Sito (visibile solo se hai più siti):
   • A seconda delle tue esigenze, dovrai specificare a quale sito verrà assegnato il tuo telefono di area comune.
   • Nome da visualizzare:
   • Se si desidera identificare il telefono dell’area comune, è necessario immettere un nome visualizzato.
   • Descrizione (facoltativa):
   • Descrivi il tuo telefono dell’area comune nel modo più dettagliato possibile.
   • Numero di interno:
   • Questo è il numero di interno che deve essere assegnato.
   • Indirizzo di emergenza (visibile solo se non hai più siti):
   • L’indirizzo da assegnare al telefono comune in caso di emergenza. Verrà applicato un indirizzo di emergenza al telefono dell’area comune se si seleziona un sito specifico per il telefono.
   • Pacchetto:
   • Designare un pacchetto per le chiamate in uscita.
   • Paese:
   • Specificare il paese dell’indirizzo di emergenza. A seconda del paese, non è possibile utilizzare determinati numeri di interno per i telefoni.
   • Fuso orario:
   • Specificare un fuso orario sul telefono dell’area comune per visualizzare l’ora.
   • Indirizzo MAC:
   • Identifica il telefono fisso inserendo il suo indirizzo MAC.
   • Tipo di dispositivo:
   • Utilizzare il menu a discesa per selezionare il modello e la marca.
   • Modello di fornitura (facoltativo):
   • Selezionare un modello di provisioning per applicare le impostazioni personalizzate al dispositivo se supporta i modelli di provisioning: se il dispositivo supporta i modelli di provisioning, selezionare il modello per applicare le impostazioni personalizzate.
5. Salva le modifiche.
6. Attiva il dispositivo.
7. (4) Assegnare un numero diretto al telefono dell’area comune (facoltativo).

È possibile modificare le impostazioni di un telefono di area comune dopo averlo aggiunto.

Come convertire un telefono fisso non assegnato in un telefono per aree comuni

I telefoni da tavolo con provisioning possono essere convertiti in telefoni per aree comuni senza doverli riapprovvigionare.

Nota:

È possibile svincolare il telefono fisso dall’utente del telefono modificandone le impostazioni.

1. Accedi al sito web di Zoom.
2. Seleziona Gestione sistema telefonico, quindi Utenti e stanze dal menu di navigazione.
3. Passa il mouse su Non assegnato e fai clic su di esso.
4. Trova e fai clic sul nome visualizzato del telefono.
5. Verrà richiesto di scegliere Perché questo telefono è un telefono comune.
6. Come se stessi aggiungendo un telefono di un’area comune, devi fornire le stesse informazioni.
7. Una volta salvate le modifiche, fare clic su OK.
   Quando viene visualizzato il telefono fisso, fai clic su Disabilitato. Dopo diversi riavvii, la conversione è completa.
   Nota:
8. Riavvia il telefono dell’area comune per portarlo online se è offline.

Come convertire un telefono per aree comuni in un telefono fisso non assegnato

La modifica di un telefono di area comune in un telefono fisso non assegnato non richiede il nuovo provisioning.

1. Il portale Web di Zoom è disponibile quando accedi.
2. Seleziona Utenti e stanze dal menu nella barra di navigazione.
3. Fare clic sulla scheda Telefoni area comune nella sezione Impostazioni di sistema.
4. Individua il telefono che desideri convertire e fai clic su di esso.
5. Scorri verso il basso e fai clic su Annulla assegnazione.
   Vedrai il telefono elencato sotto Non assegnato. Potrebbero essere necessari diversi riavvii prima che la conversione sia completa.
6. Aggiungi un utente del telefono al telefono fisso.

Come aggiungere un telefono di area comune a una coda di chiamata

Le code di chiamata possono essere aggiunte ai telefoni delle aree comuni.

1. Il portale Web di Zoom richiede l’accesso.
2. Per visualizzare le code di chiamata, vai a Gestione del sistema telefonico nel menu di navigazione.
3. Seleziona una coda per la quale desideri aggiungere il tuo telefono.
4. Quindi fare clic su Visualizza o Modifica nella sezione Iscrizione.
5. Quindi fare clic su Aggiungi.
6. Vedrai una scheda per i telefoni delle aree comuni.
7. Trova il telefono che desideri e fai clic sul pulsante OK.

Come aggiungere un telefono di area comune a un risponditore automatico

Quando il centralinista automatico è chiuso o fuori servizio, puoi chiamare un telefono di area comune.

1. Accedi a Zoom.
2. Selezionare Gestione del sistema telefonico dalla barra di navigazione, quindi fare clic su Receptionist automatici dal pannello di sinistra.
3. Sarai in grado di aggiungere il numero di telefono al risponditore automatico facendo clic sul suo nome.
4. Fai clic su Modifica nella sezione Percorso verso sotto la sezione Orario di lavoro e orario di chiusura.
5. Immettere il nome del telefono nella casella di testo, selezionare Telefono area comune e infine selezionarlo dall’elenco.
6. Ora verrai indirizzato alla schermata successiva.

Come aggiungere un telefono di area comune a un IVR

Con un sistema IVR, è possibile fornire un’opzione telefono area comune nel menu IVR.

1. Accedi al portale web Zoom inserendo il tuo nome utente e password.
2. Quindi fare clic su Gestione del sistema telefonico e quindi su Receptionist automatico nella navigazione.
3. Per aggiungere il telefono al risponditore automatico su un sistema IVR, sarà necessario fare clic sul nome del sistema.
   Nota:
4. Nel caso di un centralinista automatico che non dispone di un IVR, è necessario configurarne uno.
5. È possibile modificare le informazioni nella sezione Risposta vocale interattiva (IVR) della sezione Orario di lavoro o Orario di chiusura facendo clic su Modifica.
6. Quindi selezionare la chiave che si desidera modificare.
7. Dalla schermata di modifica della chiave, seleziona l’opzione di inoltro.
8. Fare clic sul pulsante OK.