Impostazioni di archiviazione per riunioni e webinar nell’app zoom

È possibile controllare quali artefatti devono essere archiviati per gli utenti regolamentati nei loro account tramite le impostazioni dell’account. Inoltre, gli amministratori possono personalizzare le dichiarazioni di non responsabilità visualizzate per le riunioni in cui sono presenti utenti regolamentati. Gli amministratori possono scegliere di utilizzare un’applicazione di terze parti per gestire i dati archiviati sui propri account quando la funzione è abilitata.

Non appena un utente regolamentato si unisce a una riunione o a un webinar, vengono creati gli archivi. Tutti i contenuti di riunioni, webinar e gruppi di lavoro possono essere archiviati dai proprietari degli account e dagli amministratori. Ogni volta che un utente regolamentato o un host si unisce a una riunione, la riunione inizierà l’archiviazione.

I diversi tipi di indicatori vengono utilizzati per indicare quali artefatti vengono archiviati e quali riunioni vengono archiviate.

Prerequisiti per le impostazioni di archiviazione per riunioni e webinar

• Contatta l’assistenza per abilitare l’archiviazione di riunioni e sottogruppi di lavoro per il tuo account
• È necessario un ambiente di terze parti per inviare i contenuti per l’archiviazione (ovvero Zoom non memorizzerà i contenuti di archiviazione)
• Applicazione Zoom App Marketplace (potrebbe essere di nuova creazione o utilizzata da applicazioni esistenti)
• Proprietario dell’account o privilegi di amministratore
• Zoom client desktop
  • Windows: 5.6.0 o superiore
  • macOS: 5.6.0 o superiore
  • Linux: 5.6.0 o superiore
• Ingrandisci l’app per dispositivi mobili
  • Android: 5.6.0 o superiore
  • iOS: 5.6.0 o superiore
• Client VDI: 3.3.2 o superiore
• Cliente web
• Zoom Sale per Sala Conferenze
  • PC: 5.7.0 o superiore
  • macOS: 5.7.0 o superiore

• Regolatore di stanze Zoom
  • Android: 5.7.0 o superiore
  • iOS: 5.7.0 o superiore

Come configurare le impostazioni di archiviazione di riunioni e webinar

Account

Tutti gli utenti dell’account possono archiviare riunioni e webinar abilitando o disabilitando quanto segue:

1. Modifica le impostazioni dell’account accedendo come amministratore al portale web di Zoom.
2. Scegli Gestione account e poi Impostazioni account dal menu di navigazione.
3. Scegli Riunione dall’elenco.
4. Nella sezione In riunione (avanzate) della pagina, fare clic sul collegamento Archivia riunioni e webinar
   sulla sinistra.
5. Una volta verificata la modifica, fare clic su Abilita nella finestra di dialogo di conferma.
6. Seleziona gli elementi che desideri archiviare:
   • Riunioni archiviate, webinar e riunioni e webinar sono organizzati in Seleziona cosa archiviare.
     • Un file video e audio contenente tutti i feed audio e video per uno schermo condiviso (.mp4).
     • Un file contenente solo audio (.m4a).
     • Messaggi di chat in un webinar o in una riunione (.txt): un file di testo contenente i messaggi inviati durante la riunione o il webinar.
       • I partecipanti che utilizzano l’agente di archiviazione possono inviare e ricevere messaggi privati ​​quando questa funzione è abilitata.
       • L’indirizzo email del mittente (o un ID univoco se l’utente non ha effettuato l’accesso) viene salvato con i metadati della sessione di chat. Quando questa opzione è abilitata, l’indirizzo email del mittente viene salvato con i metadati della sessione di chat. In alternativa, può essere utilizzato un ID univoco nel caso in cui il partecipante non abbia un account Zoom o non sia loggato.
     • Il tipo di file di trascrizioni e didascalie (.vtt) è costituito sia da didascalie chiuse che da trascrizioni audio generate da un file VTT (Video Text Track). Puoi scegliere quale contenuto vuoi archiviare da Archivia il seguente contenuto:
       Nota:
     • Affinché l’archiviazione funzioni, è necessario selezionare almeno un tipo di contenuto.

7. Il periodo di conservazione dell’archivio può essere impostato da 1 a 30 giorni in Periodo di conservazione personalizzato. Sette giorni è l’impostazione predefinita.
8. (Facoltativo) Selezionare il comportamento seguente se un agente di archiviazione non riesce quando una riunione o un webinar non può essere archiviato:
   • I partecipanti possono rimanere nella riunione e verrà visualizzata la seguente notifica: I partecipanti che utilizzano l’agente di archiviazione non verranno rimossi dalla riunione se l’agente di archiviazione fallisce. Questa impostazione è abilitata per impostazione predefinita.
   • Non è possibile per i partecipanti partecipare o rimanere alla riunione: gli utenti dell’agente di archiviazione verranno rimossi dalle riunioni se l’agente non riesce a eseguire l’archiviazione e non saranno in grado di partecipare alle riunioni fino a quando l’agente non sarà in grado di archiviare correttamente.
9. Salva il file.
10. Crea un disclaimer su misura per l’account in merito all’archiviazione.
11. L’icona del lucchetto (opzionale) viene utilizzata per rendere immediatamente obbligatoria questa impostazione per tutti gli utenti del tuo account. Se si desidera confermare questa impostazione, fare clic sull’icona Lucchetto, seguita da Lucchetto.

Gruppo

Nota:

Zoom ha rinominato la pagina Gestione gruppo in Gruppi se hai creato un nuovo account dopo il 21 agosto 2021 o se il tuo account è abilitato con la nuova esperienza di amministrazione.

Attiva o disattiva l’archiviazione di riunioni e webinar per un gruppo di utenti procedendo nel seguente modo:

1. Gli amministratori autorizzati a modificare le impostazioni del gruppo devono accedere al portale Web Zoom.
2. Dovrebbero fare clic su Gestione utenti dal menu di navigazione, seguito da Gestione gruppo.
3. Una volta visualizzato l’elenco dei gruppi, dovrebbero selezionare il gruppo corretto.
4. Quando viene visualizzato l’elenco dei gruppi, fare clic su Riunione.
5. Fai clic sul pulsante Archivia riunione e webinar in In riunione (avanzato)
   e accendilo.
6. È necessario fare clic su Abilita per verificare la modifica se viene visualizzata una finestra di dialogo di verifica.

Nota:

È possibile abilitare o disabilitare l’archiviazione solo a livello di gruppo, ma è necessario configurare anche il livello di account.

Come personalizzare l’esclusione di responsabilità per l’archiviazione

C’è la possibilità per gli amministratori di personalizzare l’esclusione di responsabilità dell’archivio per un account o un gruppo di utenti al fine di includere informazioni sui termini e le condizioni dell’organizzazione riguardanti il ​​processo di archiviazione o per includere maggiori dettagli su ciò che l’organizzazione sta archiviando.

1. Accedi al portale Web Zoom come proprietario o amministratore a cui è stata concessa l’autorizzazione per modificare le impostazioni dell’account.
2. Vai alla sezione Gestione account del menu, quindi fai clic su Impostazioni account.
3. Seleziona Riunioni sul lato sinistro dello schermo.
4. Assicurati che l’opzione Archivia riunioni e webinar sia attivata in In riunioni (avanzate).
5. Fare clic su Crea archivi personalizzati.
6. Il menu a discesa in alto ti consente di selezionare la lingua che desideri visualizzare nel disclaimer.
7. È possibile personalizzare i seguenti dettagli, ma non è possibile modificare il messaggio di base:
   • Il titolo del disclaimer è il testo che appare nella parte superiore della pagina.
   • Il testo nel corpo si aggiunge alle informazioni predefinite che includono un collegamento che contiene informazioni relative all’archiviazione, ma può essere personalizzato per includere informazioni relative alle politiche di archiviazione della propria organizzazione.
   • La documentazione di archiviazione di Zoom è collegata per impostazione predefinita al collegamento fornito, ma l’URL può essere modificato per collegarsi a un’altra pagina contenente le politiche di archiviazione o i termini e le condizioni dell’organizzazione.
   • Il testo del collegamento è il testo che appare nel collegamento ipertestuale che corrisponde all’URL del collegamento.

8. Salva il collegamento.