Iniziare con Zoom Phone (amministratore)

Presentando le funzionalità di Zoom Phone, inclusi più siti, utenti telefonici, numeri di telefono diretti e receptionist automatici, la guida rapida di Zoom Phone assiste i proprietari di account e gli amministratori con la configurazione iniziale.

Appunti:

• Prendi in considerazione la possibilità di trasferire i tuoi numeri di telefono esistenti da altri servizi a Zoom Phone prima di configurare il servizio.
• Puoi utilizzare Zoom per effettuare chiamate vocali sicure su qualsiasi dispositivo supportato, su un desktop o sul tuo dispositivo mobile. Dai un’occhiata a Zoom Phone per ulteriori informazioni.

Prerequisiti per iniziare a utilizzare Zoom Phone come amministratore

• Esistono tre tipi di account: Pro, Business ed Enterprise
• Che ti danno accesso a Zoom Phone come proprietario dell’account, amministratore o entrambi
• Di questi ruoli allo stesso tempo

Configurazione iniziale

Attiva Zoom Phone seguendo questi passaggi. Dopo la configurazione iniziale, puoi modificare qualsiasi cosa. I passaggi seguenti possono essere completati solo dal proprietario dell’account.

Appunti:

• In qualità di proprietario dell’account, riceverai un’e-mail in cui si afferma che è stato effettuato il provisioning per Zoom Phone. Fare clic sul collegamento nell’e-mail per la configurazione iniziale, se si preferisce.
• Puoi programmare una sessione con uno specialista di abilitazione Zoom Phone se hai bisogno di assistenza e hai meno di 151 licenze Zoom Phone nel tuo account.

1. Accedi al portale Web Zoom accedendo con il tuo nome utente e password Zoom.
2. Dopo aver effettuato l’accesso, fare clic su Gestione del sistema telefonico e quindi iniziare a configurare il sistema.
3. Inserisci le informazioni richieste per scegliere il numero principale per il tuo servizio Zoom Phone, che sarà il tuo numero aziendale principale.
   • Puoi anche selezionare il paese, lo stato e il prefisso che desideri utilizzare dai menu a discesa.
   • Fare clic sul pulsante successivo dopo aver inserito un numero di interno durante l’accesso al proprio account personale.
     Appunti:
     • Il numero di interno immesso qui verrà utilizzato per tutti gli interni futuri.
     • C’è un massimo di sei cifre. Il numero di interno può essere composto da 2 a 5 cifre e il codice sito da una a tre cifre se si configurano più siti. È necessario contattare Zoom se si richiedono estensioni di lunghezza superiore a 15 cifre.
     • Dopo aver configurato il sistema, è possibile modificare il numero dell’azienda principale.
     • Si può presumere che a questo numero verrà assegnato un receptionist automatico con te (il proprietario dell’account) come operatore predefinito.
4. Fare clic su Avanti.
5. Quando chiami il 911 o un altro numero di emergenza, i primi soccorritori utilizzeranno l’indirizzo di emergenza predefinito che inserisci.
   Nota:
6. A seconda del tuo indirizzo, ti verrà automaticamente assegnata una zona SIP per migliorare la qualità delle chiamate. Man mano che aggiungi più siti, gli indirizzi di ciascun sito determineranno quale zona SIP verrà utilizzata.
7. Al termine, fai clic su Fine.
8. Per tornare alla pagina Welcome to Zoom Phone, fare clic su Annulla (facoltativo) nella parte superiore dello schermo.

Sul lato sinistro del portale web, sotto Gestione sistema telefonico, vedrai le opzioni Zoom telefono non appena avrai completato la configurazione iniziale.

Per ulteriori istruzioni su come configurare Zoom Phone, fare riferimento alle sezioni seguenti.

Allestimento essenziale

Utilizzare Zoom Phone è semplice come aggiungere utenti, acquistare numeri diretti e fornire telefoni fissi in modo che gli utenti che ne hanno bisogno possano utilizzarli.

Portare i numeri di telefono

Zoom Phone ti consente di utilizzare i tuoi numeri di telefono esistenti trasferendoli. Puoi trasferire il tuo numero su Zoom Phone collaborando con il tuo provider precedente. È possibile assegnare i numeri portati agli utenti una volta completato il processo di portabilità.

Aggiunta di utenti del telefono

Agli utenti del tuo account Zoom possono essere assegnate licenze Zoom Phone e piani tariffari. Un numero di interno viene assegnato quando una licenza Zoom Phone viene assegnata a un utente. Verrà inoltre inviato un messaggio all’utente per informarlo che è stato aggiunto a Zoom Phone.

Acquisto e assegnazione di numeri di telefono

Una volta creati gli utenti, i numeri di telefono diretti possono essere acquistati e assegnati agli utenti. Se viene assegnato un numero di interno, può comunque essere utilizzato dagli utenti con un numero diretto. Inoltre, puoi cambiare il numero della tua azienda principale da un altro fornitore di servizi.

Provisioning di telefoni e dispositivi

Il client desktop Zoom o l’app mobile possono essere utilizzati da tutti gli utenti di Zoom Phone per effettuare e ricevere chiamate. Agli utenti che richiedono telefoni fissi possono essere assegnati dispositivi. Diversi dispositivi sono supportati da Zoom Phone.

Modifica delle impostazioni a livello di account

Le impostazioni dell’account Zoom Phone includono notifiche e-mail, audio durante la connessione e orari di lavoro predefiniti, dopo aver configurato utenti e numeri. Alcune funzionalità di Zoom Phone possono anche essere attivate o disattivate dalle impostazioni dei criteri.

Personalizzazione del receptionist automatico principale

Come parte del processo di configurazione iniziale di Zoom Phone, viene creato un receptionist automatico principale per il tuo numero aziendale principale. In qualità di auto-receptionist principale, rispondo alle chiamate facendo riferimento ad una registrazione personalizzata e poi le inoltro al reparto di competenza. Dovrai impostare l’orario di lavoro e le opzioni di instradamento del tuo receptionist automatico principale per iniziare.

Impostazioni avanzate

Organizza i tuoi utenti del telefono e modifica la modalità di gestione delle chiamate dopo aver impostato i tuoi numeri di telefono diretti, i telefoni fissi e gli utenti del telefono.

Receptionist automatici e risposta vocale interattiva (IVR)

I messaggi personalizzati vengono riprodotti sugli addetti alla reception automatica, che quindi instradano le chiamate alla persona o alla coda appropriata. Inoltre, un sistema IVR consente ai chiamanti di effettuare ricerche in un elenco di utenti e fornisce molteplici opzioni di instradamento tramite un receptionist automatico.

Più siti

Gli utenti del tuo telefono dovrebbero essere organizzati in gruppi se desideri farlo. A seconda dell’ubicazione dell’ufficio o del reparto, è possibile creare più siti. È inoltre possibile assegnare un codice sito a ciascun sito, facilitando l’identificazione e la composizione degli interni da parte degli utenti appartenenti allo stesso sito.

Code di chiamata

Le chiamate in arrivo possono essere gestite tramite code di chiamata in modo che vengano instradate a utenti selezionati. Le chiamate possono essere instradate, ad esempio, ai reparti di fatturazione, vendita o supporto dell’organizzazione.

Chiamata di emergenza

Durante la configurazione iniziale, hai la possibilità di modificare l’indirizzo di emergenza predefinito. Il tuo indirizzo predefinito può essere modificato per ciascuno dei tuoi siti web se ne hai più di uno. Inoltre, gli utenti che non dispongono di un numero di telefono o di un piano tariffario possono abilitare le chiamate di emergenza.

Caratteristiche aggiuntive

Il servizio Zoom Phone può essere migliorato utilizzando queste funzionalità.

Registri

Gli utenti possono visualizzare un registro dettagliato di tutte le chiamate una volta che iniziano a effettuare e ricevere chiamate. È possibile filtrare i dati in base alla data, al tipo di chiamata (in entrata o in uscita) e al sito. Oltre a visualizzare i registri, è anche possibile esportare registri ed esportare registri specifici per un utente specifico.

Elenco bloccato

Oltre a bloccare i numeri per utente, puoi anche disabilitarli singolarmente. I numeri di blocco possono includere il blocco in entrata (nessuno sarà in grado di chiamare questi numeri) e il blocco in uscita (nessuno sarà in grado di chiamare questi numeri).

Stanze ingrandite

Se hai abilitato Zoom Rooms nel tuo account, puoi assegnare loro licenze Zoom Phone. Con questa funzione abilitata, gli utenti possono effettuare e ricevere chiamate.

Rapporti sulla qualità delle chiamate e sull’utilizzo

Con la dashboard della qualità delle chiamate, puoi vedere come stanno andando le chiamate vocali in generale, oltre a filtrare i dati in base a un numero di telefono specifico. Il report sull’utilizzo fornisce informazioni su una coda di chiamata o sull’utilizzo del telefono da parte di singoli utenti.

Delega di chiamata e gruppi di linee condivise

Un utente del telefono può essere assegnato per effettuare e ricevere chiamate per conto di un altro utente del telefono utilizzando la delega di chiamata. Le linee condivise sono visualizzabili da entrambi gli utenti.

La funzione del gruppo di linee condivise consente di condividere un numero di telefono e un interno con un gruppo di utenti o una linea telefonica comune.