Pianificazione di riunioni Zoom Room con Outlook

Zoom Rooms può essere programmato in Outlook. Prenotando la stanza, viene aggiunto un collegamento al controller Zoom Room in modo che la riunione possa essere avviata. Inoltre, mostra la stanza come occupata da altri utenti, che non sono in grado di prenotarla in quel momento.

Quando la riunione pianificata sta per iniziare, puoi toccare Avvia sul controller per avviarla. Se hanno effettuato l’accesso allo stesso account Zoom, non è necessario che accedano da un altro dispositivo come host.

Prerequisiti per la pianificazione delle riunioni in Zoom Rooms con Outlook

• Zoom Rooms v3.6 o versioni successive
• Integrazione del calendario di Exchange o Office 365

Come programmare le riunioni con il plug-in Windows o Mac Outlook

Dovrai scaricare il plug-in Zoom Outlook la prima volta che pianifichi una riunione.

Le riunioni possono essere programmate con il plug-in di Outlook per Windows o Mac:

1. Organizzare un incontro. Scopri come pianificare una riunione utilizzando il plug-in di Microsoft Outlook (desktop).
2. Prenotando la risorsa direttamente in Outlook, la risorsa (sale conferenze) verrà aggiunta.
3. (Facoltativo) Scegliere di visualizzare o nascondere l’argomento della riunione. Per visualizzare l’argomento della riunione, assicurarsi che l’opzione Privata (icona del lucchetto di sicurezza) nel riquadro in alto a destra non sia selezionata.

Rendere privata una riunione

Per rendere privata una riunione:

1. Per nascondere l’argomento della riunione, seleziona l’opzione Privato (icona del lucchetto di sicurezza) nel riquadro in alto a destra.
2. In Zoom Rooms, il controller dell’iPad sostituirà l’argomento della riunione con la riunione Zoom dell’utente.

Nota: se in precedenza hai pianificato riunioni senza renderle riunioni Zoom, verranno visualizzate senza il pulsante Avvia quando tocchi Home sul controller Zoom Rooms. Puoi aggiungere l’URL, https://zoom.us/j/meetingID, al corpo dell’invito e quindi elencherà il pulsante Avvia. Non supporta ancora il vanity URL personale.

Come programmare riunioni con il client desktop Zoom

Per pianificare una riunione con il client desktop Zoom:

1. Pianifica una riunione e inserisci le impostazioni della riunione.
2. In Calendario selezionare Outlook.
3. Fare clic su Salva.
   Outlook si aprirà con il testo Zoom nell’invito alla riunione.
4. Assicurarsi che il collegamento alla riunione (ad es. https://zoom.us/j/123123123) sia incluso nell’invito alla riunione.
5. Aggiungi la stanza nel campo A: inserendo l’indirizzo email della stanza. È possibile utilizzare l’Assistente pianificazione per cercare la sala o fare clic su Sale.
   Nota: se ti viene chiesto se desideri modificare la casella Posizione nella stanza selezionata, seleziona No.
6. Fare clic su Invia per inviare l’invito ai destinatari.
   Questo prenoterà la stanza e la salverà sul tuo calendario.

Come programmare le riunioni con il portale web Zoom

Per pianificare una riunione con il portale Web Zoom:

1. Accedi al portale web Zoom.
2. Nel pannello di navigazione, fai clic su Riunioni.
3. Fare clic sul pulsante Pianifica una riunione.
4. Inserisci le informazioni sulla riunione.
5. Fare clic su Salva.
6. In Ora, accanto ad Aggiungi a, fai clic su Calendario di Outlook.
   Questo scaricherà un file .ics, che puoi aprire in Outlook. Il file .ics includerà i dettagli della riunione e popolerà automaticamente l’invito.
7. Aggiungi la stanza nel campo A: inserendo l’indirizzo email della stanza. È possibile utilizzare l’Assistente pianificazione per cercare la sala o fare clic su Sale.
   Nota: se ti viene chiesto se desideri modificare il campo Posizione nella stanza selezionata, seleziona No.
8. Fare clic su Invia per inviare l’invito ai destinatari.
   Questo prenoterà la stanza e la salverà sul tuo calendario.