Utilizzo della delega di chiamata (telefoni fissi) nell’app zoom

Panoramica

Importante:

• Il 28 settembre 2019 è stata rilasciata una nuova funzione di delega delle chiamate che verrà trattata in questo articolo. È imperativo aggiornare la delega di chiamata alla versione più recente se si utilizza quella precedente.
• C’è anche la possibilità che il tuo telefono abbia un’interfaccia diversa da quelle illustrate in questo articolo. Gli screenshot sono stati presi da Polycom VVX450, Yealink T56A e AudioCodes 450HD/445HD. Tutti i telefoni fissi sono trattati in questo articolo.
• Deleganti e delegati troveranno le istruzioni anche in questo articolo. A seconda del tuo ruolo, potrebbe essere necessario fare riferimento a sezioni specifiche.

Gli utenti del telefono possono facilmente assegnare ad altri la gestione delle chiamate per loro conto con la delega di chiamata (nota anche come istanza di linea condivisa). Un dirigente, ad esempio, può concedere al proprio assistente privilegi di chiamata, in modo che l’assistente sia in grado di rispondere ed effettuare chiamate per conto del dirigente.

In questo articolo vengono utilizzati i seguenti termini:

• Un assegnante o delegante è la persona che assegna i privilegi del telefono a un’altra persona o dispositivo, ad esempio un telefono di area comune o un altro telefono. Il cedente o delegante ha un massimo di 15 delegati.
• I delegati sono le persone che effettuano e ricevono chiamate per conto del delegato per conto dell’utente del telefono o del telefono dell’area comune. C’è un massimo di 15 delegati per delegato.
• I delegati possono utilizzare i numeri di telefono diretti del delegante che sono di proprietà del delegato ma appartengono anche al delegato.

Prerequisiti

• La delega delle chiamate è supportata dal telefono fisso
• Per il delegato e il delegato sono richiesti una licenza Zoom Phone e un pacchetto chiamate
• La delega di chiamata deve essere configurata in Zoom.
• Gli amministratori devono abilitare i criteri di delega.

Etichette di linea condivise

Le seguenti etichette verranno visualizzate sul telefono dopo aver impostato la delega di chiamata:

Delegato

• Un tasto di linea visualizzerà il tuo nome solo se hai un numero diretto.
• I tasti di linea visualizzeranno il numero del numero diretto se ne hai più di uno.

Delegare

• In alternativa, se non hai un numero diretto o solo un numero diretto, il tuo nome verrà visualizzato sulla tastiera.
• Non c’è limite al numero di numeri diretti che puoi avere sui tasti di linea.
• I numeri di telefono diretti associati al delegato verranno visualizzati su tutte le linee condivise.

Nota:

Le linee condivise possono essere ordinate e disposte in base alle tue preferenze per aiutarti a identificarle.

Selezione di una linea condivisa

L’utilizzo di una linea condivisa è uno dei metodi con cui il delegato o il delegato può effettuare una chiamata. Si prega di seguire le istruzioni riportate di seguito:

• Serie VVX di Polycom
• o Yealink T4 o T5
• AudioCodici
  • 450 HD: Il 450HD visualizza i tasti di linea in due sezioni. A tale scopo, i tasti di linea ai lati dell’orario vengono utilizzati per selezionare la linea condivisa. Puoi monitorare lo stato delle tue chiamate dalla barra in alto. Puoi anche rispondere alle chiamate che ti sono state delegate. Basta toccare la linea. Inoltre, è possibile selezionare il controllo di navigazione premendo i tasti freccia su e giù, quindi premendo il tasto OK.

• • 445 HD: Viene visualizzata una schermata sidecar oltre alla schermata principale. È possibile selezionare una linea dalla schermata principale. Per selezionare una linea condivisa, utilizzare i tasti di linea negli angoli destro e sinistro dell’ora/data. È possibile memorizzare chiamate rapide nel sidecar e rispondere alle chiamate in arrivo dal delegante utilizzando il sidecar. Tutto quello che devi fare è premere il tasto di linea adiacente alla linea che vuoi usare. È anche possibile selezionare il controllo utilizzando il controllo di navigazione premendo su o giù, quindi premendo il tasto OK.

Delegato

I tuoi numeri di telefono diretti sono disponibili nella schermata iniziale del telefono. Fare riferimento alle impostazioni di delega delle chiamate per determinare quali persone hanno accesso a queste linee condivise.

Nota: Le linee condivise possono essere ordinate e disposte in base alle tue preferenze per aiutarti a identificarle.

Polycom

Yealink

AudioCodici

Delegare

Nella schermata iniziale del tuo telefono puoi vedere tutte le linee condivise. Il tuo nome appare sulla riga che puoi solo visualizzare.

Nota: Non vedrai alcuna differenza tra i tuoi numeri di telefono condivisi e diretti se hai più di un numero di telefono diretto. Per aiutarti a identificare le linee condivise, puoi personalizzarne l’aspetto e l’ordine.

Polycom

Yealink

AudioCodici

Effettuare una chiamata (delegante)

Un’icona o un indicatore luminoso tende ad indicare che la linea condivisa è occupata (di solito sotto forma di un’icona rossa) quando il delegante seleziona una linea condivisa dopo aver effettuato una chiamata.

Delegato

Seleziona una linea condivisa ed effettua una chiamata.

Delegare

Per verificare se la linea è occupata, vai alla schermata iniziale del tuo telefono. Il rosso indica che la linea è occupata. L’indicatore luminoso diventerà rosso fisso se il telefono è dotato di tasti di linea fisici.

Polycom

Yealink

AudioCodici

Effettuare una chiamata (delegato)

Utilizzando una linea condivisa, il delegato può effettuare chiamate per conto del delegato. Quando la linea condivisa è occupata, il delegato riceverà una notifica.

Delegato

Puoi vedere che la linea è occupata nella schermata iniziale del telefono. Nella maggior parte dei casi, l’icona sarà rossa. La tua spia diventerà rossa anche se hai i tasti di linea.

Polycom

Yealink

AudioCodici

Delegare

Seleziona una linea condivisa ed effettua una chiamata.

Ricezione di una chiamata

Le chiamate effettuate sulla linea condivisa verranno inoltrate al delegato e al delegato. Riceverai una notifica quando viene ricevuta una chiamata sulla linea condivisa.

Un telefono chiave di linea fisica avrà una spia rossa.

Trasferimento di una chiamata

Un delegato ha la possibilità di effettuare o ricevere una chiamata su una linea condivisa e quindi trasferirla ai delegati:

Nota:

Gli screenshot seguenti mostrano come i delegati vengono trasferiti ai deleganti. È possibile passare da un delegato a un delegato utilizzando gli stessi passaggi.

1. Delegare:
2. Utilizzando i controlli di chiamata, è possibile mettere in attesa una chiamata in entrata o in uscita.
3. Delegato:
4. Ci sarà l’indicazione della linea in attesa.
   • Verrà visualizzato In attesa, In attesa o In attesa pubblica.
   • L’icona sarà rossa.
   • Icona per attesa
   • Presa

5. Tenendo premuto il tasto linea lampeggerà in rosso.
6. Delegato:
7. Ho una linea condivisa in attesa e devi rispondere.
   • Telefono con tasti linea:
   • Se la linea condivisa in attesa dispone di un tasto di linea, sarà necessario premerlo.
   • Telefono con touchscreen:
   • Fare clic sull’icona di attesa accanto alla linea condivisa.
   • AudioCodici HD450:
   • La barra in alto dovrebbe mostrare un 1 e un’opzione con un’icona di attesa. Toccare l’icona e quindi il tasto linea.
   • AudioCodici HD445:
   • Tocca il tasto linea sul sidecar.
8. Una volta terminata la chiamata, il delegato può terminare subito la chiamata o trasferirla ai delegati seguendo la stessa procedura (mettere la chiamata in attesa e informare i delegati di rispondere alla chiamata).

Trasferimento di una chiamata su una linea occupata

Durante un periodo di occupato, il delegato o il delegante può rispondere a una seconda chiamata in arrivo sulla linea condivisa e mettere la chiamata in attesa.

Nota:

Un trasferimento da delegato a delegato è mostrato negli screenshot seguenti. È possibile trasferire un delegato all’altro seguendo gli stessi passaggi.

Delegare

Mettere in attesa la chiamata per il delegante su una linea condivisa occupata.

Delegato (attualmente su chiamata)

Se una di queste indicazioni è presente sulla linea in attesa, cercala:

• Etichette come In attesa, In attesa pubblica e In attesa
• Avere un’icona rossa
• Aspetta per
• Quando il tuo telefono ha un tasto di linea, vedrai una luce rossa lampeggiante

Toccare la linea condivisa o premere il tasto di linea associato alla linea condivisa per rispondere alla linea condivisa in attesa. Al chiamante corrente verrà restituita la chiamata una volta che è stata messa in attesa.

AudioCodici 450HD:

Apparirà il tasto linea con un 1 nell’angolo in alto a destra del pannello. Con 1 selezionato, tocca l’opzione con un simbolo di blocco sul pannello.

AudioCodici HD445:

Allineare il sidecar premendo il tasto linea.

Visualizzazione della cronologia delle chiamate

Le linee condivise possono essere visualizzate da delegati e deleganti. Eliminando una voce della cronologia delle chiamate associata a una linea condivisa, un delegato o un delegato eliminerà solo quella voce per quella persona. I dettagli delle voci della cronologia delle chiamate possono essere trovati visualizzandoli.

Le istruzioni sono disponibili in queste guide rapide:

• Serie di Polycom VVX
• E Yealink T4 e T5

Visualizzazione della posta in arrivo della segreteria

I messaggi di posta vocale lasciati sulle linee condivise possono essere riprodotti da delegati e delegati.

Nota:

• I telefoni fissi non supportano l’eliminazione o il download di messaggi o la riproduzione di messaggi che sono già stati ascoltati da uno o più delegati. Gestisci la tua casella vocale utilizzando il client desktop Zoom, il portale Web Zoom o l’app mobile Zoom.
• Per identificare facilmente i messaggi sulle linee condivise, ti consigliamo di utilizzare il client desktop Zoom. Quando si utilizza un telefono fisso per controllare la posta vocale su linee condivise, i delegati potrebbero avere difficoltà a identificare il destinatario del messaggio vocale.