Utilizzo della prenotazione dell’area di lavoro sul portale Web Zoom

È possibile prenotare uno spazio ufficio utilizzando la funzione Prenotazione spazio di lavoro. Utilizzando il dispositivo Zoom Rooms for Touch e Zoom Kiosks, gli utenti possono facilmente prenotare le scrivanie o le sale riunioni disponibili per il loro utilizzo, sia in ufficio, sul portale Web Zoom o presso un chiosco receptionist virtuale. Oltre al facile check-in tramite codice QR, Workspace Reservation consente anche mappe interattive, lo stato di occupazione della scrivania e un rapido controllo della disponibilità della scrivania.

Prerequisiti per l’utilizzo della prenotazione dell’area di lavoro sul portale Web Zoom

• A seconda dell’abbonamento o del prodotto che scegli, puoi abbonarti a Zoom Workspace Reservations, Zoom Rooms o Zoom Common Area Phones
  Nota: affinché le funzionalità di prenotazione di mappe e postazioni siano disponibili, la funzionalità di prenotazione dell’area di lavoro deve essere abilitata dall’amministratore. Dovrai contattare l’amministratore dell’account per ulteriori informazioni.

Come gestire le prenotazioni web sul portale web Zoom

Prenota uno spazio di lavoro

1. Accedi al portale web di Zoom inserendo il tuo nome utente e password.

2. Fare clic su Prenotazione dell’area di lavoro dal menu di navigazione a sinistra.

3. Per selezionare le seguenti informazioni, fare clic sulle caselle nella parte superiore della pagina:

   • È importante che selezioni la data per la quale sei interessato a prenotare una scrivania.

   • Quando prenoti una scrivania, devi selezionare la fascia oraria a cui sei interessato.

   • Scegli il piano su cui desideri prenotare una scrivania dal menu a tendina e selezionalo.

   • Utilizzando il menu a discesa, potrai selezionare i contatti che desideri visualizzare sulla mappa del pavimento facendo clic sul menu a discesa.

   • Usa la raccomandazione del banco se lo desideri (facoltativo).

   • Nell’icona del filtro, puoi scegliere se filtrare se stai cercando stanze, scrivanie o risorse.
     È possibile accedere al filtro Capacità nella sezione Stanze, che consente di inserire un intervallo di capacità.

   • Se stai cercando un utente specifico o un nome di area di lavoro, puoi utilizzare la barra di ricerca per trovarlo.

4. La mappa del pavimento mostrerà i consigli sulla scrivania dopo aver inserito i criteri dell’area di lavoro.
   Come risultato dei tuoi criteri di ricerca, vedrai delle etichette sulla mappa che indicano i desk che sono stati consigliati in base ai tuoi criteri di ricerca (es. desk appartenenti a ha recitato contatti o collaboratori abituali).

5. Per prenotare una scrivania, clicca su quella che desideri prenotare.
   Le informazioni dell’area di lavoro verranno visualizzate in un pannello che appare sullo schermo.

6. Se desideri modificare la data e/o l’intervallo di tempo della tua prenotazione, fai clic sulla freccia avanti nel pannello dell’area di lavoro a destra dell’icona dell’orologio.

7. C’è una seconda opzione se una scrivania che desideri prenotare è occupata e desideri visualizzare e selezionare un orario disponibile per prenotarla. Basta fare clic sulla scrivania e selezionare Visualizza disponibilità.

8. Clicca sul pulsante Prenota.
   Compila il questionario se lo spazio di lavoro ne ha uno, quindi fai clic su Invia e prenota per prenotare lo spazio.

Potrai prenotare uno spazio di lavoro per te stesso.

Prenota una stanza

1. Accedi al portale web di Zoom inserendo il tuo nome utente e password.

2. Fare clic su Prenotazione dell’area di lavoro dal menu di navigazione a sinistra.

3. Per selezionare le seguenti informazioni, fare clic sulle caselle nella parte superiore della pagina:

   • Se vuoi prenotare una stanza SU una data specifica, si prega di scegliere la data.

   • Per effettuare una prenotazione per una camera, dovrai selezionare IL periodo di tempo che funziona per te.

   • Se desideri prenotare una stanza su un piano particolare, fai clic sul menu a tendina.

   • Selezionare i contatti che si desidera visualizzare sulla mappa del piano facendo clic sul menu a discesa e selezionandoli dall’elenco.

   • È possibile filtrare per Stanze, Scrivanie o Risorse facendo clic sull’icona del filtro.
     È inoltre possibile applicare un filtro alle stanze inserendo un intervallo di capacità nella sezione Stanze.

   • È possibile utilizzare la barra di ricerca per trovare il nome di un singolo utente o area di lavoro.

4. Visualizza la mappa del piano dopo aver inserito i criteri dell’area di lavoro per vedere le stanze consigliate in base ai tuoi criteri.
   Quando clicchi sulla mappa, vedrai delle etichette che indicano quali camere sono consigliate in base ai criteri che hai impostato per la tua ricerca (ad esempio, una stanza vicino UN ha recitato contatto o collaboratore comune).

5. Se desideri prenotare una stanza in particolare, cliccaci sopra.
   Apparirà un pannello con le informazioni sulla stanza.

6. Il pannello dell’area di lavoro ti consente di scegliere la data e/o l’intervallo di tempo per la tua prenotazione facendo clic sulla freccia avanti a destra dell’icona dell’orologio.

7. Per favore clicca sul pulsante successivo.

8. I seguenti dettagli devono essere modificati per quanto riguarda la prenotazione di una camera:

   • Argomento dell’incontro: l’argomento della riunione deve essere inserito qui.

   • Appuntamento: Puoi modificare la tua prenotazione facendo clic su Modifica e quindi scegliendo una data e/o un intervallo di tempo adatto a te.

   • Sicurezza: Ci sono diverse opzioni di sicurezza tra cui puoi scegliere:

     • Richiedere Codice della riunione: quando fai clic sull’interruttore per l’opzione Richiedi passcode riunione, sarai in grado di abilitarlo o disabilitarlo. I passcode possono essere inseriti se l’opzione è abilitata.

     • In attesa Camera: L’interruttore della sala d’attesa può essere attivato o disattivato facendo clic sul pulsante.

     • Crittografia: sono disponibili due tipi di crittografia: avanzata e end-to-end.

9. Clicca sul pulsante Prenota.
   Si prega di completare il questionario per la stanza se ne ha uno, quindi fare clic sul pulsante Invia e Prenota per prenotare la stanza.

Sarai in grado di prenotare una stanza per te.

Nota: Quando fai clic su una camera che ti interessa prenotare e selezioni Visualizza disponibilità, sarai in grado di continuare a visualizzare gli orari disponibili per quella camera per il resto del processo di prenotazione.

Visualizza le prossime prenotazioni

Le tue prossime prenotazioni possono essere visualizzate, modificate o cancellate in qualsiasi momento.

1. Dovrai accedere al sito web di Zoom.

2. Fare clic su Prenotazione dell’area di lavoro dal menu di navigazione a sinistra.

3. Clicca su Le mie prenotazioni A nell’angolo in alto a destra della pagina.
   Ti verrà presentato un pannello che mostra le tue prossime prenotazioni in Le mie prenotazioni.

4. Nel menu a discesa a destra di Visualizza, puoi selezionare le prossime date per le tue prenotazioni facendo clic sul menu a discesa a destra di Visualizza.

5. Se passi il mouse sopra una prenotazione esistente, vedrai un puntini di sospensione, quindi fare clic su su di esso e scegli un’azione:

   • Modificare: Quando sei pronto per salvare le modifiche, fai semplicemente clic su Prenota per salvare le modifiche apportate alla tua prenotazione.

   • Ricarica questionario: Il questionario sull’area di lavoro deve essere aggiornato con le tue risposte.

   • Rimuovere: La prenotazione può essere cancellata facendo clic sul pulsante Elimina. Non appena fai clic su Rimuovi, ti verrà presentata una finestra di conferma. Verrà richiesto di confermare la rimozione del file.

Sulla mappa del pavimento è possibile visualizzare le informazioni di contatto di un utente

Puoi vedere la scheda contatto dell’utente che ha prenotato una scrivania passandoci sopra con il mouse it o cliccando nell’area di lavoro quando ci si passa sopra con il mouse o si fa clic sull’area di lavoro. È responsabilità dell’amministratore dell’account abilitare questa funzione per l’account.

Sulla planimetria è possibile visualizzare le informazioni di contatto di un utente cliccando sul seguente link:

1. Accedi al portale web di Zoom inserendo il tuo nome utente e password.

2. Fare clic su Prenotazione dell’area di lavoro dal menu di navigazione a sinistra.

3. Puoi trovare un banco riservato passandoci sopra con il mouse sulla mappa del piano.
   Visualizzerà i dettagli della scrivania dell’utente sotto forma di una scheda informativa della scrivania, comprese le informazioni di contatto, il nome, il dipartimento e l’indirizzo e-mail dell’utente. Le informazioni di contatto dell’utente vengono visualizzate anche quando si fa clic sulla postazione riservata di quell’utente.

Come controllare in e da una prenotazione

Attraverso il portale Web Zoom, gli utenti possono effettuare il check-in e il check-out dagli spazi di lavoro che contengono dispositivi.

Controllo in una prenotazione

1. Guarda quali prenotazioni hai in arrivo nel prossimo futuro.

2. Se desideri effettuare il check-in per una prenotazione imminente, dovrai trovarla e selezionarla.

3. Fare clic sul pulsante Check-in.

4. Potrai confermare il tuo check-in dopo aver fatto clic sul pulsante Check-in nella finestra pop-up.
   Hai la possibilità di selezionare la casella di controllo Non chiedermelo più.
   Il processo di check-in è stato completato. Sarai firmato in il dispositivo se ce n’è uno alla scrivania.

Controllo fuori da un prenotazione

1. Guarda quali prenotazioni hai in arrivo nel prossimo futuro.

2. Seleziona la prenotazione che desideri controllare dall’elenco di tutte le prenotazioni imminenti.

3. Fai clic sul pulsante Check out quando hai finito.

4. A confermare il checkout, fare clic sul pulsante Check out nella finestra pop-up che appare.
   (Facoltativo) Fai clic sulla casella di controllo accanto a Non chiedermelo più se non vuoi che ti venga chiesto di nuovo.
   Verrà disconnesso da qualsiasi dispositivo presente sulla scrivania, se presente.